13. 業務改善のポイントは見える化！具体的な手順は？

様々な企業が業務改善に取り組んでいますが、具体的にはどのような手順があるのでしょうか？
実際には企業が独自で取り組んで成果を出しているケースも多々あります。
しかし、正しい手順を知らなければ、せっかく実施したのに失敗してしまう可能性があります。
そこで今回は、業務改善の方法についてご紹介していきましょう。

業務改善の方法

業務改善を行うということは、ビジネス上の目的を達成するための業務フローや仕事の方法を見直し、改善するということです。
業務改善でまず大切なのは、それぞれの業務において見える化をすることです。
仕事の効率が低下する原因は、作業にムダやムラが見られるという証拠でもあり、
また作業量の偏りや特定の社員における負担がある場合などが可能性として考えられます。
そのため、社員が無理な仕事をしていないか・仕事量にムラがないか・ムダな業務をしていないかなどの効率が悪い部分を明確にする必要があるのです。
業務フローを理解するためにモデル図を作成するとスムーズです。
モデル図は、「BPMI（ビジネスプロセスモデリング）」という表記法を活用すると良いでしょう。
業務改善のプロセスでは一般的に使用されるものでもあり、専門的な知識がなくても作成できます。
そこで見えてきた課題を解消するための方法を考えていきましょう。

企業全体の業務効率化へ

具体的な課題が見えてきたら、企業全体の業務を効率化していけるよう取り組んでいかなければなりません。
特定の部門で課題に取り組んでも、そのほかの部門で負担がかかる可能性があるからです。
本当の意味で業務改善を行っていくには、企業全体でどのくらいの負荷がかかっているかを把握する必要があります。
企業全体で見ていくことは、業務を超えたつながりも理解できるため企業にとってもメリットとなるでしょう。

業務効率化していくには、既存のシステムでは業務ごとにデータが分類されているため全体の状況を把握できません。
従業員やツール、売上につながる一連の流れを管理するには、「ERP」の導入がおすすめです。
ERPは的確な経営判断や円滑な業務を図るためのシステムで、業務改善には欠かせません。

優先順位を付けよう

課題は、1つに限らずたくさんの内容が出てくる可能性があります。
それらの課題には必ず優先順位を付け、解決策を考えていきましょう。
また、実際に業務改善に取り組む時には、想定していた展開にならない場合もあります。
改善が上手くいかなかったり、逆効果になっていたりするケースもあるため、そういった事態にも素早く対処できるようにしましょう。
想定以外の事態に陥った時の対処法は、それぞれに応じたシナリオをあらかじめ作成しておくことが大切です。
業務改善の優先順位は、効果が出やすい比較的大きな対策から付けていくと良いでしょう。
それは、成功して自信やノウハウが次の取り組みに活かされているからです。
また実際に実行したら、その効果測定や分析を行っていかなければなりません。
事前に数値化した基準を作っておけば、効果測定と分析を踏まえて新たな解決策を立案できます。
分析結果は、次の対策を活かすためのものなので、基準値を満たしていてもさらなる改善の余地を探しましょう。
こうした業務改善のプロセスを繰り返していけば、1度や2度失敗しても見直し改善を図れば徐々に成果が出ていきます。
業務効率化を行う手法は様々なものがありますが、プロセスを繰り返し行っていけるよう企業全体として取り組んでいかなければなりません。

ここでは、業務改善や業務効率化の方法についてご紹介しました。
業務改善は、特定の部門で負担を軽減させるだけでは意味がありません。
企業全体でかかっている負荷を把握し、効率化を図っていくようにしましょう。

投稿日：2019年04月15日