42. 生産性向上の本当の意味と高めるポイントとは？

多くの企業は非効率的な仕事の多さや雑務による時間の浪費といった課題を抱えており、それが長時間労働の抑制を妨げる要因となっています。
これらの課題が解決できない理由としては、生産性向上の意味を正しく理解していないこと、また向上させる要素を熟知していないことが考えられます。
働き方改革の成功に生産性向上は欠かせないと言われているので、正しい意味やポイントをご紹介しましょう。

生産性向上の正しい意味

生産性向上とは組織が持つリソースを最大限に活かし、最小限の投資により大きな成果を生成することを指します。
この生産性は「アウトプット÷インプット」の数式で算出が可能です。
アウトプットは付加価値額や生産額、インプットは労働者数と労働時間をかけて求められる労働投入量のことを示します。
生産性向上は業務効率化と混同されることがありますが、それぞれ意味は全く異なる言葉です。
生産性を向上させるには、成果に直接つながるコア業務に特化しなければなりません。
自社の正社員は企画やマネジメントといったコア業務を中心的に行い、誰にでも行えるノンコア業務は派遣や外注に頼ることで、生産性を高めることができます。
一方、業務効率化はコストが重視されます。
今までの業務のスピードを可能な限り上げて、低コストで実現することが業務改善です。
業務効率化ではどれだけの改善成果が出たか、具体的な指標にして管理しなければなりません。
生産性の向上は業務効率化だけではなく、どの業務に特化するべきか選定も必要となります。

生産性を高めるためのポイント

生産性向上は自社で必要な業務を絞ることができ、さらに業務効率化を実施することで残業を減らすことにつながります。
では、具体的にどのような方法で向上するのでしょうか？
生産性を高めるポイントを見ていきましょう。

全体像を描く

初めに、どのように生産性を高めるのか全体像を描きましょう。
毎日の業務を見つめ直し、無駄な業務を洗い出してみてください。
例えば、伝統を守ることに集中しすぎて、そのまま業務を遂行していないか、成果に関わらない雑務に時間が割かれていないか、毎日時間がかかっている業務はないか、というように書き出してみましょう。
こうすることで、生産性向上を妨げる要素が見えてきます。
特に、成果につながる業務に1日何時間かけているか把握することで、無駄な時間がどれくらい存在するのか明確になります。

オンラインアシスタントの活用

ノンコア業務を外注する方法として、オンラインアシスタントの活用がおすすめです。
オンラインアシスタントはネットでつながっているので、いつでもノンコア業務をお願いすることが可能です。
在宅など任意の場所で業務を行ってもらうことになるので、派遣などと違ってタスクのリストアップが不要という点もメリットでしょう。

ITツールの導入

企業が抱える生産性に関わる課題の解決に役立つITツールを探し、導入してみましょう。
例えば、アポ調整で余計な時間がかかっているのであれば、アポ調整自動化ツールを探すことで効率化を図れます。
導入にはそれなりのコストがかかるので、本当に必要だと思うツールを見極めて導入するようにしてください。
働き方改革を推す国はIT導入補助金など補助金制度を設けているので、それを上手く活用することをおすすめします。

人件費の高騰化や人手不足により、個々の生産性向上は必要不可欠と言えます。
従業員一人ひとりの向上意識を高められるように、企業は風土や体制づくりをしていかなければなりません。
また、それが組織全体の生産向上につながるかどうかも配慮していく必要があります。
成果に直結するコア業務と外注に任せるノンコア業務を明らかにし、業務効率化と共に生産性向上に向けた見直しを行っていきましょう。

投稿日：2020年09月14日